Заполнение отчета 6-НДФЛ в 1С

Отчет 6-НДФЛ – это обязательный налоговый документ, который организации и индивидуальные предприниматели (ИП) с сотрудниками должны сдавать в налоговую инспекцию. В 2025 году в его состав входят два раздела, где отражаются начисления и удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Рассмотрим, как правильно выполнить заполнение 6-НДФЛ в 1С 8.3, в частности в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП).

Заполнение отчета 6-НДФЛ в 1С

Отчет 6-НДФЛ – это обязательная форма налоговой отчетности, которую организации и индивидуальные предприниматели с работниками должны сдавать в налоговую инспекцию. В 2025 году он включает два раздела:

• Раздел 1 – содержит обобщенные показатели о начисленных доходах, удержанном и исчисленном налоге.
• Раздел 2 – отражает даты фактического получения дохода, удержания и перечисления НДФЛ.

Разберем пошаговый порядок заполнения 6-НДФЛ в 1С, начиная с титульного листа.

Заполнение титульного листа 6-НДФЛ

Чтобы создать отчет 6-НДФЛ в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3), необходимо:

• Перейти в меню «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность».

• Для составления отчета в рабочем месте 1С-Отчетность: введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать; выберите в форме Виды отчетов отчет с названием 6-НДФЛ (с 2021 года) и нажмите на кнопку Выбрать.
• Указать налоговый период (квартал, полугодие, 9 месяцев или год).

Титульный лист содержит заполняемые программой и редактируемые вручную поля.

Поля, которые заполняются автоматически и запрещены для редактирования:

• ИНН и КПП организации.
• Период представления (код).
• Налоговый период (год).

Редактируемые поля (выделены желтым цветом):

• Номер корректировки (000 – для первичной отчетности, 001 и далее – для уточненных форм).
• Предоставляется в налоговый орган (код) – код ИФНС.
• По месту нахождения (учета) (код) – для юридических лиц 214, для обособленных подразделений 220.
• Код по ОКТМО – указывается код муниципального образования.

Все данные для титульного листа заполняются автоматически из справочника «Организации» (раздел «Настройка» → «Предприятие» → «Организации»).

Если какие-либо реквизиты отсутствуют и их невозможно заполнить вручную (ячейки без желтого фона), это означает, что сведения о налоговом агенте не внесены в базу 1С. В этом случае:

1. Перейдите в справочник «Организации» и добавьте недостающие данные.
2. В отчете 6-НДФЛ нажмите «Еще» → «Обновить», чтобы программа подтянула изменения.

В поле «Дата подписи» указывается дата подписания отчета – по умолчанию это текущая дата компьютера. Ее можно изменить вручную, если документ подписывается позже даты формирования.

Перед тем как переходить к заполнению разделов 1 и 2, рекомендуется проверить корректность данных:

• ИНН, КПП и код налогового органа должны соответствовать сведениям в учредительных документах.
• Код ОКТМО – совпадать с данными из ЕГРЮЛ.
• Дата подписи должна быть актуальной.

После заполнения титульного листа можно переходить к разделу 1 отчета 6-НДФЛ.

Заполнение раздела 1 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 отчета 6-НДФЛ содержит обобщенные суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года. Данные формируются отдельно по каждой ставке НДФЛ.

Чтобы заполнить раздел 1 в 1С:ЗУП 8.3, выполните следующие шаги:

1. Перейдите в отчет 6-НДФЛ и нажмите «Заполнить» – программа автоматически подтянет данные.
2. Проверьте корректность сведений – сравните их с регламентированными отчетами и расчетами НДФЛ.
3. При необходимости внесите корректировки вручную – добавить или удалить строки можно с помощью кнопок «Добавить строки 010-050» и «Удалить».

• Зарплата и командировочные – дата начисления (например, зарплата за март попадает в отчет за 1 квартал).
• Отпускные и больничные – дата фактической выплаты (например, если отпускные начислены в марте, но выплачены в апреле, они пойдут в отчет за полугодие).

Как учесть налоговые вычеты?

• Сумма вычетов из строки 020 указывается в 030.
• Для детализации используйте отчет «Анализ НДФЛ по месяцам».

Как исправить ошибки?

• Проверьте корректность настроек налоговых ставок.
• Перепроверьте данные о начислениях и выплатах.
• Используйте кнопку «Обновить», чтобы подтянуть актуальные сведения.

После проверки раздела 1 можно переходить к заполнению раздела 2 отчета 6-НДФЛ.

Заполнение раздела 2 формы 6-НДФЛ

В разделе 2 отчета 6-НДФЛ фиксируются даты получения дохода, удержания и перечисления НДФЛ. Эти данные позволяют налоговой инспекции контролировать своевременность уплаты налога работодателем.

1. Открываем раздел 2 в отчете 6-НДФЛ.
2. Нажимаем кнопку «Заполнить» – программа подтянет данные автоматически.
3. Проверяем корректность сведений:

• Даты получения доходов.
• Даты удержания налога.
• Даты перечисления НДФЛ.

Особенности учета доходов:

Как определяется дата фактического получения дохода?

• Зарплата – последний день месяца, за который она начислена (например, за март – 31 марта).
• Отпускные, больничные, премии – дата фактической выплаты.

Как определяется дата удержания НДФЛ?

• Удержание налога происходит в день выплаты дохода.
• В 1С удержание фиксируется при проведении «Ведомостей в банк», «Ведомостей в кассу» и «Ведомостей перечислений на счета».

Как определить дату перечисления НДФЛ?

• Для зарплаты – не позднее следующего рабочего дня.
• Для отпускных и больничных – не позднее последнего числа месяца, в котором выплата произошла.
• Для дивидендов – не позднее следующего дня после выплаты.

Заполнение Приложения № 1

Заполнение Приложения № 1 к налоговой декларации — важный и ответственный процесс, требующий внимательности и точности при внесении всех данных. Ошибки или недочеты при заполнении могут привести к штрафам, дополнительным начислениям или необходимости сдачи уточненной формы. Важно помнить, что справка заполняется только в случае составления расчета за полный год. В этой главе рассматриваются особенности правильного заполнения каждого раздела и ответственность налогового агента за предоставление достоверной информации.

Раздел 1: Данные о физическом лице — получателе дохода

В первом разделе необходимо указать основные данные физического лица, получившего доход. К таким данным относятся ИНН, ФИО, дата рождения и паспортные данные. Здесь важно быть особенно внимательным, так как ошибка в этих данных может затруднить дальнейшую обработку информации.

Кроме того, в поле «Статус налогоплательщика» нужно правильно выбрать соответствующий код:

• «1» — для резидентов Российской Федерации,
• «2» — для нерезидентов,
• «3» — для высококвалифицированных специалистов нерезидентов.

Неверно указанный статус может привести к неправильному начислению налогов, так как ставки налога для резидентов и нерезидентов могут различаться.

Раздел 2: Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода

Этот раздел требует указания информации о доходах, полученных физическим лицом, и суммах налога, начисленных, удержанных и перечисленных в бюджет. Если в процессе уплаты налогов применялись различные налоговые ставки (например, по доходам от заработной платы и по доходам от инвестиций), то для каждой из ставок необходимо заполнять отдельную строку.

При этом важно точно указать не только саму сумму налога, но и уточнить, если часть налога была удержана излишне. Такие суммы нужно обязательно занести в строку «неудержанные налоги» и пояснить причину излишнего удержания.

Раздел 3: Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

Налоговые вычеты представляют собой важную часть справки, так как они уменьшают сумму налога, подлежащую уплате. В этом разделе необходимо указать все вычеты, которые были предоставлены физическому лицу. Также необходимо указать код налогового органа, выдавшего уведомление и код уведомления: код "1" – если физлицу, было выдано уведомление на имущественный налоговый вычет, код "2" – если было выдано уведомление на социальный налоговый вычет, код "3" – было выдано уведомление, на уменьшение НДФЛ на фиксированные авансовые платежи 

Особое внимание стоит уделить коду вычета. Каждый вид вычета имеет свой уникальный код, который нужно занести в соответствующее поле. Также следует отразить информацию о налоговых уведомлениях, выданных налоговой инспекцией, если таковые имеются. Ошибка в данных о вычетах может повлечь за собой переплату налога, а также дополнительные вопросы со стороны налоговых органов.

Раздел 4: Сумма дохода, с которого не удержан налог, и сумма неудержанного налога

В последнем разделе необходимо указать те доходы, с которых по какой-либо причине не был удержан налог. Это может быть связано с ошибкой в расчетах, с применением неправильной ставки налога или с другими обстоятельствами. Здесь также указывается сумма налога, которая не была удержана с этих доходов.

Важно помнить, что если налог не был удержан по причине ошибки налогового агента, то ответственность за уплату налога ложится на налогового агента. Поэтому необходимо тщательно проверять данные о доходах, с которых не был удержан налог, и оперативно вносить исправления.

В приложении к справке указывается информация о доходах, полученных физическим лицом в денежной или натуральной форме, а также о предоставленных вычетах. Все данные должны быть разделены по месяцам, чтобы налоговые органы могли корректно провести расчет.

Если расчет за год по какой-либо причине потребует корректировки, уточненную форму можно сдавать без приложений со справками. Однако если необходимо внести изменения в справки, то следует подать весь расчет заново. Это поможет избежать недоразумений и позволит избежать ошибок в дальнейшем.

Проверка и сдача отчета 6-НДФЛ в 1С

После заполнения всех разделов отчета 6-НДФЛ в 1С:ЗУП 8.3 необходимо провести его проверку перед отправкой в налоговую инспекцию. Ошибки в расчете могут привести к штрафам, доначислению НДФЛ и пени, поэтому важно убедиться в правильности всех данных.

Для проверки отчета в 1С предусмотрены встроенные инструменты:

• Автоматическая проверка

В открытом отчете нажмите кнопку «Проверить» – система автоматически проанализирует данные и укажет возможные ошибки.

• Контрольные соотношения

Контрольные соотношения позволяют сверять данные между различными разделами справки, а также проверять корректность расчетов и указанных сумм. Основное внимание уделяется соответствию строк разделов 1 и 2, а также проверке корректности дат.

Например, сумма в строке 040 раздела 1 должна быть не меньше суммы в строке 140 раздела 2. Это необходимо для предотвращения ситуаций, когда налог исчислен, но не отражен в справке должным образом.

Также важно проверять, чтобы сумма налога, удержанного и перечисленного в бюджет (строки 160–166), соответствовала сумме налога, исчисленного по доходам (строка 140) за вычетом фиксированных авансовых платежей и зачтенного налога. Если эти суммы не совпадают, это может свидетельствовать о некорректном удержании НДФЛ.

Согласно контрольным соотношениям, количество физических лиц, указанных в строке 110, должно соответствовать количеству представленных справок о доходах. Кроме того, сумма неудержанного налога (строка 170) должна совпадать с аналогичной суммой в разделе 4 справки.

Отдельное внимание уделяется сверке налоговой базы: сумма дохода (строка 120) минус сумма вычетов (строка 130) должна соответствовать налоговой базе (строка 131). Если налоговая база оказывается отрицательной, это указывает на ошибки в расчетах или некорректное применение вычетов.

• Отчет «Контроль сроков уплаты НДФЛ»

Раздел «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам» → «Контроль сроков уплаты НДФЛ». Позволяет увидеть суммы удержанного налога с привязкой к сроку перечисления.

• Анализ НДФЛ по месяцам

Находится в разделе «Налоги и взносы» → «Отчеты по налогам и взносам» → «Анализ НДФЛ по месяцам». Позволяет проверить начисленные доходы и вычеты за каждый месяц.

Как сдать 6-НДФЛ в налоговую?

После проверки можно отправить отчет в ИФНС через 1С-Отчетность.

1. Записать отчет. Нажать «Записать», чтобы сохранить заполненную форму.
2. Создать выгрузку файла. Нажать «Выгрузить» и сохранить xml-файл на компьютер.
3. Отправить через 1С-Отчетность. Выбрать «Отправить в ИФНС». Подписать отчет электронной подписью.
4. Проверить статус приема. В разделе «1С-Отчетность» можно отслеживать статус обработки отчета в налоговой.

Если срок сдачи выпадает на выходной, он переносится на следующий рабочий день.

Вывод

Заполнение 6-НДФЛ в 1С:ЗУП 8.3 можно выполнить автоматически, если правильно настроены учетные данные. Важно проверять корректность начислений, сроков уплаты и удержания НДФЛ, чтобы избежать ошибок при сдаче отчетности. В случае несоответствий следует перепроверить первичные документы и настройки учетной политики.

Нужна помощь с настройкой 1С:ЗУП? Закажите консультацию наших специалистов.