Ордерные склады в 1С ERP — это расширенная схема складского учета, при которой движение товаров оформляется отдельными складскими ордерами, что позволяет точно контролировать приемку, размещение, перемещения и отгрузку товаров. Такая схема особенно актуальна для компаний с распределённой логистикой, адресным хранением и требованием к высокой точности складских операций.
Ордерная схема документооборота в 1С ERP
Для эффективного управления движением товаров на складе в системе 1С ERP используется ордерная схема документооборота. В отличие от безордерного учета, при котором движение товаров фиксируется напрямую через бухгалтерские документы, ордерная схема предполагает разделение финансовых и складских операций.
Суть схемы заключается в следующем:
- Менеджер оформляет накладные документы, такие как «Приобретение товаров и услуг» или «Реализация товаров и услуг».
- Фактическое перемещение товаров на складе подтверждает кладовщик, используя складские документы:
- Приходный ордер на товары — при поступлении;
- Расходный ордер на товары — при отгрузке.
Такой подход позволяет точно отслеживать каждый этап обработки товаров, снижает вероятность ошибок и усиливает контроль над складскими операциями.
Ордерная схема может быть настроена индивидуально для каждого склада:
- Только на поступление товаров;
- Только на отгрузку;
- Или для всех операций, включая инвентаризацию, отражение излишков, недостач и порчи товаров.
Настройка производится в карточке склада на вкладке «Ордерная схема и структура», где доступны флажки:
- при поступлении
- при отгрузке
- при отражении излишков и недостач
Важно: ордерная схема применяется только при использовании помещений (и, как правило, адресного хранения). В этом случае в складских ордерах обязательно указывается помещение, к которому относится операция.
Дополнительную детализацию дают статусы складских ордеров, позволяющие отразить последовательные действия кладовщика:
- Для приходных ордеров: флажок «Статусы приходных ордеров»
- Для расходных ордеров: флажок «Статусы расходных ордеров»
Система фиксирует такие этапы, как:
- отбор товаров,
- проверка,
- упаковка,
- передача в зону отгрузки.
Использование статусов является обязательным, если:
- на складе применяются помещения,
- ведётся адресное хранение,
- осуществляется учёт по сериям и срокам годности.
Отличие ордерной схемы документооборота от безордерной
В системе управления складом ERP применяются две схемы документооборота: безордерная и ордерная. Главное различие между ними заключается в разделении или объединении функций оформления бухгалтерских документов и фактического движения товаров на складе.
При безордерной схеме документы, такие как «Приобретение товаров и услуг» или «Реализация товаров и услуг», одновременно выполняют две функции: фиксируют финансовую операцию и отражают движение товара по складу.
Это означает, что при проведении накладной происходит списание или оприходование товара, без участия кладовщика. Такой подход оправдан, когда склад и офис расположены в одном помещении, товарооборот невелик, а один и тот же сотрудник выполняет функции менеджера и ответственного за отгрузку. Например, в небольшой компании, торгующей упаковочными материалами через интернет, менеджер самостоятельно оформляет заказы и выдает товар клиенту из стеллажа. В таких условиях ордерная схема только усложнит процесс и приведёт к лишним операциям.
В ордерной схеме документооборота финансовые документы выполняют исключительно свою роль — отражают факт закупки или продажи, не влияя напрямую на складские остатки. Складские движения фиксируются отдельными ордерами: приходными и расходными.
Это позволяет точно контролировать, какие товары, в каком количестве и в какой момент времени фактически поступили или были отгружены. Такая схема особенно эффективна при разнесении функций. Например, в компании, занимающейся оптовыми поставками электрооборудования, менеджеры работают в офисе и оформляют документы реализации, а отгрузка продукции производится на складе, расположенном в другом корпусе. В момент оформления документа реализация товар еще физически находится на складе. Только после оформления расходного ордера и передачи товара клиенту происходит списание со склада. Такой подход позволяет минимизировать ошибки, избежать пересортицы и закрепить ответственность за складские операции за конкретными сотрудниками.
Дополнительным аргументом в пользу ордерной схемы становится ситуация, когда клиент получает продукцию частями с разных складов — например, кабель с основного склада и электроустановочные изделия со склада комплектующих. В этом случае для каждого склада формируется свой расходный ордер, и учет ведется раздельно, что невозможно в безордерной схеме. Также ордерная схема удобна при работе с товарами, имеющими короткий срок годности или ограниченный складской ресурс: она позволяет точно отслеживать движение партий и вести отбор по методу FIFO.
Настройки ордерной схемы
Для применения ордерной схемы документооборота в 1С ERP необходимо активировать соответствующую функциональную опцию. Это выполняется через меню «НСИ и администрирование» – «Настройка НСИ и разделов» – «Склад и доставка». После установки флажка «Ордерные склады» становится доступна настройка параметров схемы в разрезе каждого склада.
Формирование ордеров в системе может осуществляться по-разному. По умолчанию приходные и расходные ордера оформляются вручную кладовщиками по факту выполнения операций на складе: при поступлении или отгрузке товаров. Однако для оптимизации процессов допускается включение автоматического создания ордеров при записи документов, которые их инициируют, например: заказов покупателей, реализаций, заданий на перевозку. Кроме того, возможно ручное формирование ордеров менеджерами логистических или складских подразделений.
Добавление в схему документооборота приходных и расходных ордеров позволяет не только разделить финансовый и физический учёт, но и обеспечить точную фиксацию этапов движения товаров. Такой подход делает возможным контроль за реальным местоположением номенклатуры на складе, включая уровень помещений и ячеек, а также за текущим статусом обработки: приёмка, проверка, размещение, отбор, упаковка и пр.
Настройки применения ордерной схемы задаются индивидуально в карточке каждого склада. На вкладке «Ордерная схема и структура» доступны флажки, определяющие необходимость оформления ордеров:
- при поступлении товаров,
- при отгрузке,
- при отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи.
Здесь же указывается, будут ли использоваться статусы в приходных и расходных ордерах, а также необходимость выполнения пересчета товаров при выявлении отклонений.
Использование статусов особенно актуально в тех случаях, когда склад работает с адресным хранением, ведётся учёт товаров по сериям или используется разветвлённая структура помещений. В таких ситуациях применение статусов становится обязательным и позволяет реализовать многоэтапный контроль за операциями. Это обеспечивает прозрачность, точность и воспроизводимость всех складских процессов.
Поступление товара на склад и приемка товара
Поступление товара на склад при использовании ордерной схемы в 1С ERP выполняется в два этапа: сначала оформляется документ приобретения, а затем — приходный ордер, фиксирующий факт фактического поступления номенклатуры. Все действия кладовщика выполняются через специализированное рабочее место «Приемка».
Процесс начинается с оформления заказа поставщику, на основании которого создается документ «Приобретение товаров и услуг». При этом в заказе необходимо указать ордерный склад, а в табличной части — перечень товаров. После установки статуса «Подтвержден» можно создать документ приобретения автоматически, с уже заполненными данными. Такой подход соответствует стандартной цепочке: заказ → приобретение → приемка.
При безордерной схеме проведение документа «Приобретение товаров и услуг» приводит к немедленному оприходованию товаров на склад. Однако при использовании ордерной схемы движение по складу не выполняется. В отчете «Остатки и доступность товаров» такие позиции будут отображаться в статусе «Ожидается».
Для фактического оприходования товаров необходимо сформировать документ «Приходный ордер на товары». Это выполняется через рабочее место «Приемка» (подсистема «Склад и доставка» → «Ордерный склад» → «Приемка»). В интерфейсе выбирается склад, ячейка для приемки, и распоряжение (например, документ приобретения), на основании которого создается приходный ордер.
В созданном документе на вкладке «Основное» указывается зона приемки. Далее, на вкладке «Товары», необходимо сверить поступившие позиции и их количество, после чего провести документ.
После проведения товарам присваивается статус «В наличии». Это можно проконтролировать, повторно сформировав отчет «Остатки и доступность товаров».
Однако товар пока еще находится не в основной зоне хранения, а в ячейке с типом «Приемка» — временной области склада. Это отображается в отчете «Движения товаров на адресных складах».
Для окончательного размещения товара по постоянным ячейкам необходимо создать документ «Отбор (размещение) товаров» на основании приходного ордера.
При создании документа система может выдать предупреждение, если не настроены весо-размерные характеристики, складские группы и упаковки номенклатуры. В этом случае ячейки для размещения придется указать вручную.
После заполнения табличной части документ проводится. В нём предусмотрено четыре статуса:
- «Подготовлено» — начальное состояние;
- «В работе» — используется во время размещения;
- «Выполнено без ошибок» — финальный статус, если все товары размещены корректно;
- «Выполнено с ошибками» — если часть товара не удалось разместить в указанные ячейки.
При выборе статуса «Выполнено с ошибками» становится доступной колонка «Размещено», где указывается, сколько товара удалось физически распределить по складу.
Если проблема связана с конкретной ячейкой (например, она переполнена), для её блокировки может быть использован отдельный документ «Установка блокировок ячеек».
Это предотвращает дальнейшее размещение в проблемную ячейку до выяснения причин.
Для завершения размещения остатков товаров можно вернуться в рабочее место «Приемка», вкладка «Размещение в ячейки», и сформировать новое задание на размещение.
В нём указываются параметры, необходимые для ручного или автоматического распределения оставшихся товаров по доступным ячейкам хранения.
Перемещение товаров на ордерном складе
В системе 1С ERP перемещение товаров между ордерными складами выполняется как последовательность двух операций: отгрузки со склада-отправителя и приемки на складе-получателе. Такой подход позволяет точно контролировать движение номенклатуры, обеспечивать раздельную ответственность сотрудников и отслеживать каждую стадию логистического процесса.
Процесс начинается с оформления заказа на перемещение. В подсистеме «Склад и доставка» – раздел «Внутреннее товародвижение» – выбирается пункт «Заказы на перемещение».
В документе указываются склады-отправитель и получатель (оба должны быть ордерными), а также список перемещаемых товаров. После заполнения табличной части и проведения документа появляется распоряжение на отгрузку.
На следующем этапе кладовщик склада-отправителя переходит в рабочее место «Отгрузка», где видит соответствующее распоряжение.
Далее выполняется стандартная процедура отгрузки, аналогичная реализации:
- Создается расходный ордер, в котором указываются зона отгрузки и список отбираемой номенклатуры.
- Документ проводится в статусе «К отбору».
- На основании ордера формируется документ «Отбор товаров», где осуществляется фиксация физического отбора. После подтверждения соответствия количества и номенклатуры, документ проводится в статусе «Выполнено без ошибок».
- Расходный ордер переводится в статус «Отгружен».
После отгрузки остатки на складе-отправителе уменьшаются, что можно проконтролировать через отчет «Остатки и доступность товаров». На этом завершается первая часть процесса перемещения.
Вторая часть начинается с приемки на складе-получателе. Кладовщик этого склада открывает рабочее место «Приемка», где отображается распоряжение на поступление товаров.
Здесь выполняются следующие действия:
- Формируется приходный ордер, где проверяется соответствие фактически полученного товара указанному в распоряжении. После сверки документ проводится в статусе «Принят».
- На основании приходного ордера создается документ «Размещение товаров». Если система не предложит автоматическое распределение, пользователь указывает ячейки вручную.
- Документ размещения проводится в одном из доступных статусов: «Подготовлено», «В работе», «Выполнено без ошибок» или «Выполнено с ошибками». Если все товары размещены корректно, фиксируется финальный статус и документ проводится.
Результат можно проверить в отчете по остаткам на складе-получателе — перемещенная номенклатура должна числиться в выбранных ячейках хранения в статусе «В наличии».
