Бухгалтер или директор предприятия, который трудится не за компьютером в офисе, а на пляже со смартфоном в руках, с массовым распространением облачной бухгалтерии перестал быть персонажем фантастического фильма. Рассмотрим подробнее суть и специфику сервисов облачной бухгалтерии, выясним, кому они рекомендуются и в чем заключаются их плюсы и минусы.
Что такое облачная бухгалтерия
Облачная бухгалтерия представляет собой набор расположенных на удаленном сервере бухгалтерских программ, с которыми можно работать исключительно онлайн. Устанавливать программы на компьютер или иное устройство не потребуется: достаточно открыть веб-страницу сервиса — и весь его функционал доступен. Покупать комплекс программ тоже не нужно: его берут в аренду. Пользователь может создавать документы и проводить любые операции, находясь вне офиса и не нуждаясь в стационарном рабочем месте.
Кому подойдёт бухгалтерия в облаке
Воспользоваться таким удобным во всех отношениях сервисом, как облачная бухгалтерия, может любое предприятие, но чаще всего к нему обращаются:
- Компании с большим количеством филиалов, разбросанных по разным населенным пунктам или даже странам. Сервис позволяет десяткам сотрудников, отдаленных друг от друга тысячами километров, синхронно выполнять множество операций в единой информационной базе без уменьшения скорости работы программы. Это очень удобно и в том случае, если сотрудники находятся в офисе, но особенно отчетливо преимущества облачной бухгалтерии проявляются тогда, когда бухгалтера трудятся удаленно.
- Стартапы и небольшие компании, заинтересованные в минимализации затрат. Они получают двойную выгоду: во-первых, экономят на организационных расходах, а во-вторых, избавляются от необходимости покупать дорогие программные продукты.
- Индивидуальные предприниматели, особенно те, у которых нет офиса и которые сами занимаются бухгалтерией. Помимо оптимизации расходов, их привлекает упрощенная настройка учета и простота дальнейшего поддержания программ.
- Профессиональные бухгалтеры, сотрудничающие с несколькими работодателями. Последние самостоятельно вводят в базу данных первичную документацию, с которой в дальнейшем работает бухгалтер, при этом ему не нужно ездить из одного офиса в другой.
- Аудиторские, а также бухгалтерские компании, предоставляющие соответствующие услуги.
Востребован данный сервис и среди некоммерческих, образовательных и любых других организаций, заинтересованных в уменьшении расходов.
Возможности при работе в облаке
Поскольку в облачной бухгалтерии заинтересованы самые разные потребители — от начинающих ИП до огромных торговых компаний, они ждут от сервиса решения различных задач. Поэтому многие сервисы предлагают не одну-две, а целый набор возможностей. В перечень предлагаемых модулей обязательно входят бухгалтерский и налоговый учет, отправка отчетности, начисление зарплаты, система налогообложения. Каждый модуль можно задействовать по отдельности, а можно и вместе с другим модулем.
Например, модуль бухучета позволяет совершать широкий спектр действий — от учета основных средств до заполнения журнала проводок. Ряд сервисов также предоставляет возможность работы с документами по продажам, взаиморасчетам, поступлениям и другим главным разделам бухучета. Не менее удобен и модуль налогообложения, особенно если он предлагает варианты для всех систем налогообложения и позволяет создавать комбинации, например, режим "УСН+патент". Очень полезен для пользователя и такой компонент модуля "Налоговый учет", как налоговый календарь. Программа составляет его автоматически, предлагая персональный график уплаты налогов и, соответственно, сдачи отчетности. Кстати, в облачной бухгалтерии возможна отправка писем и отчетов во все государственные органы — от налоговой до РОССТАТа. Начисление зарплаты, которым неизбежно занимается бухгалтерия, облачная версия также упрощает: некоторые сервисы автоматически рассчитывают не только зарплату, но и больничные, пособия и т.д.
Помимо рассмотренных выше модулей, сервисы облачной бухгалтерии могут предлагать:
- Многопользовательский режим: в этом случае к работе с документами подключается ряд пользователей, каждый из которых имеет разные права.
- Интеграцию с популярными банками: информация из них загружается автоматически, а платежи отправляются без промежуточных инстанций прямо из сервиса.
- Ведение неограниченного количества организаций с одного аккаунта.
- Дополнительные инструменты, позволяющие автоматизировать работу (автозаполнение реквизитов, распознавание сканов накладных и т.д.).
- Проверку контрагентов путем предоставления доступа к сведениям из госреестра.
Поскольку большинство сервисов имеют деморежим, за 1-3 месяца бесплатного знакомства с ними пользователю нетрудно определиться, какие модули ему нужны и подходит ли ему в целом конкретная программа.
Какие бывают облачные сервисы 1С для бухгалтерии
1С:Фреш предлагает полный набор программ для бухгалтерии, интеграцию с банками и автоматическое обновление. Подходит для малого и среднего бизнеса. "Фреш" располагает теми же программами, что и стандартная 1С, благодаря чему переучиваться бухгалтеру не придется. Правда, внести существенные доработки в эти программы у вас не получится. "Фреш" позволяет интегрироваться с банками и другими сторонними сервисами, автоматически обновляется, прекрасно открывается на смартфоне. Многие считают его оптимальным вариантом, тем более, что у него есть множество тарифов. С этим мнением можно поспорить, однако именно "Фреш" включен в Единый реестр российских программ.
Многие предприниматели выбирают 1С в облаке от 1С:Франчайзи. Этот вариант предусматривает аренду любой программы (управления торговлей, бухгалтерии и т.д.) в облаке партнера. Пользователи получают не только множество возможностей для любой сферы бизнеса, но и круглосуточную техподдержку, а также доступ к дополнительным сервисам. При этом любую программу можно без проблем доработать, внеся необходимые усовершенствования.
1С:ГРМ предоставляет нетиповые конфигурации и возможность создания собственных версий программ. Отличный выбор для организаций с особыми требованиями.
Плюсы и минусы облачной бухгалтерии
Одно из важнейших преимуществ облачной программы — ее доступность: достаточно взять в руки любое устройство, подключающееся к Сети — ноутбук, планшет, смартфон и т.д. — и вы сможете работать из любой точки земного шара. Сервис всегда в распоряжении пользователей независимо от времени суток и даты в календаре. К другим его плюсам относятся:
- Высокий уровень безопасности. Сведения передаются по зашифрованным каналам связи и находятся в защищенном дата-центре, где до них не доберутся ни вирусы, ни конкуренты.
- Экономия средств: нет необходимости покупать мощные компьютеры, обустраивать офис, приобретать сервер и совершать другие траты. Не нужно даже платить системному администратору, т.к. аренда облачной бухгалтерии предусматривает полное обслуживание программы.
- Возможность взаимодействия с другими пользователями и сервисами.
- Актуальность данных. Программа отслеживает изменения законодательства, появление новых форм документов и оповещает об этом пользователей.
- Высокая скорость работы независимо от объема данных и количества пользователей.
- Большое количество функциональных возможностей.
Освоить популярные программы несложно, а в случае каких-либо затруднений на связи всегда будут представители техподдержки. Однако у облачных сервисов есть не только достоинства, но и минусы. В число последних входят:
- Невозможность работы оффлайн: нет Интернета — нет сервиса.
- Разные стандарты выгрузки информации. Если вы решите отказаться от сервиса и захотите выгрузить свои данные, в ряде случаев возможны сложности.
- Возможная неполная совместимость с тем или иным браузером.
Плюсы облачных сервисов всегда с ними, в то время как минусы носят опциональный характер: вы можете столкнуться, скажем, с некорректной работой программы в вашем браузере, но скорее всего эта проблема не возникнет. Немаловажно, что облачные сервисы развиваются и совершенствуются непрерывно, расширяя свой потенциал, а это значит, что в конечном счете каждый пользователь рано или поздно отыщет программу по себе.
