Знакомство пациента с медицинским учреждением, как правило, начинается с обращения в регистратуру. Современные технологии позволяют автоматизировать ее деятельность: вести записи в электронном формате, быстро формировать расписание, осуществлять расчеты с пациентами, отправлять уведомления о приеме. Автоматизация существенно облегчает взаимодействие с пациентом и повышает эффективность работы клиники в целом.
Регистратура в частной клинике. Особенности и задачи
Регистратура – термин, используемый для обозначения зоны приема в медицинском учреждении. С нее начинается взаимодействие с клиникой, поэтому она находится на переднем крае обеспечения удовлетворенности клиентов. От администраторов и удобства первичного обращения зависит то самое первое впечатление, которое невозможно произвести дважды.
В круг задач регистратуры может входить:
- хранение и ведение картотеки;
- составление графиков и расписания приемов у специалистов;
- взаимодействие с клиентами;
- запись пациентов на прием;
- прием платежей.
Сотрудники этого отдела решают разноплановые задачи – от выдачи справочной информации до организации диагностики/консультаций. Общее впечатление пациентов о медицинском учреждении формируется в зависимости от того, насколько качественно налажена работа регистратуры. В особенности это касается частных центров и клиник, так как положительные отзывы – залог успешного имиджа компании и дальнейшего развития бизнеса. Как правило, эти моменты регламентированы стандартами качества медицинского учреждения – коммуникативными, операционными, организационными.
Отдел первым начинает работу – до прихода врачей и открытия процедурных кабинетов. Такой порядок необходим для своевременной подготовки к началу рабочего дня. График устанавливается на усмотрение руководства медицинского учреждения. В будние дни, как правило, регистратура в частной клинике работает без перерыва и в несколько смен. Работа должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить максимально комфортные условия для сотрудников.
Преимущества электронной регистратуры:
- системность ведения документации;
- снижается риск человеческого фактора;
- экономия времени – клиент заблаговременно выбирает дату и время;
- возрастает лояльность клиентов;
- доступна возможность контроля записи в электронной медицинской карте, что снижает количество ложных рекомендаций по диагностике/лечению заболеваний.
В программе фиксируется вся история общения с клиентом: входящие и исходящие звонки, назначенные встречи, обратная связь и др. Данные этих документов по новым и потенциальным клиентам являются основой для построения воронки продаж и анализа взаимодействия.
Онлайн-запись пациентов
Пациент может выбрать один из вариантов обращения в клинику. Оформить заявку можно через форму на сайте, позвонив по номеру телефона или написав на адрес электронной почты. Клиент указывает контактную информацию, цель приема и другие необходимые сведения. Данные отправляются в регистратуру.
В случае использования программного продукта, автоматизирующего деятельность регистратуры, запись происходит практически мгновенно, с использованием интерактивного расписания. Преимущество электронной записи заключается в том, что клиент может быстро осуществить бронирование, выбрать другое подходящее время или заблаговременно перенести прием. Все сведения о записи доступны профильным врачам клиники.
Электронная медицинская карта
Автоматизация облегчает работу и сотрудникам регистратуры. На каждого пациента формируется электронная медицинская карта. Она ничем не отличается от обычного бумажного варианта – содержит всю информацию о приемах.
Электронная медицинская карта (ЭМК) пациента – это комплекс данных о состоянии здоровья пациента и назначаемом ему лечении, которые хранятся и обрабатываются в электронном виде.
ЭМК позволяет легко находить и редактировать существующую информацию о здоровье пациента, а благодаря использованию шаблонов осмотров ввод новых данных также значительно упрощается и ускоряется.
Программный продукт для медицинского центра БИТ.Управление медицинским центром имеет все необходимые функциональные возможности для организации работы регистратуры в платной клинике. Среди преимуществ:
- эффективное распределение загруженности клиники;
- автоматическое заполнение расписания врачей и кабинетов;
- нет дубликатов записей, исключается вероятность потери данных;
- взаиморасчеты с пациентами;
- реализован единый реестр для сети клиник.
Есть множество примеров успешной реализации проектов, в их числе многопрофильное медицинское учреждение «Медицинское место». Центр оказывает услуги по диагностике/лечению и реабилитации пациентов. Для автоматизации использовалась программа БИТ. УМЦ. Удалось систематизировать сведения в единой базе данных на каждого пациента, результаты обследований и анализов, историю посещения клиники и платных услуг.
Еще один клиент, центр «Ульфар», заказал внедрение комплексной медицинской системы. Удалось автоматизировать работу регистратуры, благодаря чему повысилась скорость обслуживания. В единую базу внесена информация о клиентах, история посещения клиники, использование абонементов.
Хотите автоматизировать работу регистратуры в своей клинике? Оставьте заявку на сайте или напишите нашим консультантам в онлайн-чат. У вас будет возможность бесплатно протестировать все возможности программы!
