Для достоверности сведений бухучета и бухотчетности в бюджетных учреждениях проводится инвентаризация активов и обязательств. Инвентаризация финансовых обязательств может быть как плановой, так и инициированной распоряжением руководства.
Когда проводится инвентаризация финансовых активов
Инвентаризация финансовых активов бюджетного учреждения может проводиться в соответствии с законодательными актами, т.е. планово, а также иметь инициативный характер, т.е. проводиться на основании распоряжения руководителя или внутренних актов учреждения.
По Приказам Минфина № 33 и № 256н инвентаризация финансовых и иных активов проводится в таких ситуациях:
- смена материально ответственного лица;
- факт хищения или порчи;
- стихийное бедствие;
- передача (возврат) комплекта объектов в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение;
- реорганизация или ликвидация учреждения;
- формирование годовой отчетности;
- по порядку, указанному в учетной политике;
- иные ситуации, которые предусмотрены законодательством РФ.
В отношении автономных и бюджетных учреждений регламентированы обязательные сроки осуществления инвентаризации — 1 июля, 1 октября, а также 1 января года, идущего за отчетным. Эти требования установлены на основании п. 69 Инструкции, регламентированной Приказом Минфина № 33н, в котором указана обязанность учреждений предоставлять распорядителю информацию по задолженностям, которая в свою очередь выявляется по итогам инвентаризации.
Правила осуществления инвентаризации финансовых активов
Порядок осуществления инвентаризации финансовых активов похож на порядок инвентаризации активов и пассивов. Механизм представляет собой проведение таких этапов:
- руководитель бюджетного учреждения издает приказ об инвентаризации, утверждает состав инвентаризационной комиссии. Применяется форма ИНВ-22. В приказе указывается основание для проведения инвентаризации и отдельные обязательства, по которым она осуществляется. В бюджетных учреждениях инвентаризационная комиссия утверждается на постоянной основе, поскольку в них процедура инвентаризации регулярная;
- сведения о приказе указываются в специальном журнале — ИНВ-23;
- оформляются расписки для материально ответственных лиц. Обычно расписки входят в структуру унифицированных инвентаризационных описей;
- на основании документов бухучета заполняются стандартные описи по инвентаризации, отображающие финансовые обязательства, к примеру, сличительные ведомости по документам бухучета (опись по форме 0504083 — задолженность по займам, опись по форме 0504089 — расчеты с покупателями и поставщиками).
Опись по форме 0504083 фиксирует сведения о том, какая есть задолженность у бюджетного учреждения перед контрагентом:
- сумма просроченной задолженности;
- сумма неуплаченных процентов, пеней, штрафов;
- сумма задолженности учреждения в целом;
- суммы подтвержденной и неподтвержденной задолженностей учреждения.
Опись по форме 0504089 фиксирует сведения о взаиморасчетах учреждения с контрагентами:
- информацию о контрагентах учреждения;
- суммы задолженностей, которые подтверждены или не подтверждены документально;
- суммы задолженностей, которые расписаны по статьям оснований;
- сведения о суммах задолженностей учреждения;
- денежные обязательства;
- срок исковой давности.
Когда учреждение является бюджетным или автономным, дополнительно заполняется форма 0503769 по Приказу Минфина № 33н. Она применяется для того, чтобы удостовериться в обоснованности освоения бюджетных средств.
Данный документ представляет собой форму, в которой фиксируются сведения о задолженности:
- просроченная задолженность учреждения;
- кредиторская и дебиторская задолженности учреждения;
- движение кредиторской и дебиторской задолженностей в форме аналитических сведений.
Если в данной форме указаны не предусмотренные контрактом задолженности или их размер больше предусмотренного контрактом, у распорядителя бюджетных средств непременно появятся вопросы к руководителю учреждения.
Кроме указанных форм могут составляться и иные унифицированные документы — акт сверки взаиморасчетов с контрагентами (ИНВ-17), сведения о проведении инвентаризации (табл. № 6 по Приказу Минфина № 33н).
Форму ИНВ-17 формируют все учреждения, и она представляет собой акт сверки расчетов с контрагентами, составляемый на основании сведений, которые отражаются в описях унифицированных форм. Его основания цель — получить согласие с текущим состоянием задолженности бюджетного учреждения. Кроме того, акт сверки дает возможность:
- получить согласие в отношении наличия и суммы долга от контрагента;
- обнаружить ошибки в учете обязательств.
ИНВ-17 формируется в двух экземплярах и предусматривает подписи двух сторон (руководителя учреждения и руководителя контрагента).
Табл. № 6 включает в себя сведения о результатах инвентаризации за отчетный период. Первые четыре графы — для отражения сведений об основаниях инвентаризации, ее сроках проведения, реквизитах приказа, подтверждающего правомерность проведения инвентаризации. Далее пятая и шестая графы — для отражения информации о несоответствиях, выявленных при инвентаризации. Затем седьмая графа — для указания перечня мероприятий, предпринятых бюджетным учреждением для приведения в соответствие сведений бухучета и итогов инвентаризации.
