Описание
До начала проекта процесс бюджетирования и управленческого учета в ООО «Логин НМП» осуществлялся вручную, без использования специализированного программного обеспечения. Все бюджетные формы хранились и заполнялись в Excel, что создавало ряд существенных неудобств и ограничений. Финансовый директор самостоятельно занимался разработкой плановых показателей, собирая данные из разных источников, что требовало значительных временных затрат и повышало риск ошибок.
План-факторный анализ выполнялся вручную, а сбор фактических данных занимал много времени и сопровождался неточностями. Не было единой системы или правил сбора фактической информации, что приводило к несогласованности данных между подразделениями. Это значительно снижало точность и достоверность финансового анализа.
Процесс согласования бюджетов проходил по электронной почте. Такая организация взаимодействия замедляла принятие решений и усложняла контроль сроков предоставления данных.
Еще одной серьезной проблемой была консолидация бюджетов. Поскольку данные формировались в множестве отдельных Excel-файлов, их объединение в единый бюджет компании занимало до двух недель.
В целом, ручная обработка данных, отсутствие автоматизации и централизованного подхода к бюджетированию приводили к высокому уровню трудозатрат, увеличению вероятности ошибок и снижению прозрачности финансовой информации. Руководству компании стало очевидно, что для повышения эффективности управления финансовыми процессами необходима системная автоматизация.
Для решения задач был выбран программный продукт "БИТ.Финанс. Управленческий учет". Продукт предлагает готовые механизмы бюджетирования, аналитики и отчетности. Он соответствует потребностям бизнеса и легко интегрируется в существующие системы. В качестве партнера по внедрению была выбрана команда «Первого Бита» из Краснодара. Решение основывалось на опыте команды в автоматизации логистических компаний и положительных отзывах от других заказчиков.
Проект внедрения системы управленческого учета в компании «Логин НМП» начался с детального обследования текущих процессов бюджетирования и финансового управления. Специалисты «Первого Бита» изучили, как в компании собирались данные, кто участвовал в формировании бюджетов и какие трудности возникали при согласовании и консолидации.
После анализа текущей ситуации команда перешла к моделированию будущей системы бюджетирования. Совместно с заказчиком была описана бюджетная модель компании, определены ключевые метрики, которые необходимо отслеживать, и выстроена логика взаимодействия между подразделениями и финансовым отделом. В результате было создано 13 бюджетных форм, соответствующих структуре и потребностям бизнеса. Также была разработана единая документация по сбору данных, которая легла в основу дальнейшей автоматизации.
Были спроектированы интерфейсы системы, формы бюджетирования, правила согласования и механизм консолидации бюджетов. Определили, как будут собираться фактические данные из регламентированного учета, чтобы минимизировать ручной ввод и повысить точность информации. Этот этап стал важным шагом к созданию удобной и понятной системы, в которой сотрудники подразделений смогут самостоятельно вносить свои плановые показатели, а фактические значения будут собираться системой автоматически.
Во время разработки были настроены все бюджетные формы, механизмы сбора фактических данных, согласования и консолидации бюджетов. Команда реализовала систему уведомлений, которая информирует пользователей о необходимости внести данные или согласовать бюджет в установленные сроки. Также были настроены права доступа, чтобы сотрудники видели только ту информацию, которая относится к их зоне ответственности. Такой подход позволил повысить прозрачность и контроль над процессами бюджетирования.
Этап внедрения включал обучение сотрудников, тестирование системы и запуск её в промышленную эксплуатацию. Для оперативного взаимодействия использовался мессенджер Telegram, а перед началом внедрения состоялась встреча в офисе клиента, где были уточнены ключевые параметры проекта: сроки, бюджет и функционал. Во время самого внедрения организовывались ежедневные стендапы, чтобы быстро решать возникающие вопросы и обеспечить бесперебойную работу системы. Такой подход помог минимизировать простои и быстро адаптировать систему под реальные рабочие процессы компании.
После завершения внедрения система была передана на техническую поддержку. Сотрудники компании успешно используют «БИТ.Финанс» для бюджетирования и ежемесячного план-факторного анализа. Процессы стали более управляемыми, ответственность за данные распределена, а отчетность для руководства формируется всего за один-два дня после ввода данных. Все поставленные задачи проекта выполнены, и компания планирует дальнейшее развитие системы, в том числе автоматизацию казначейства и подготовку отраслевых форм отчетности.
Финансовый директор ООО «Логин НМП»
