Описание
До автоматизации бизнес-процессов компания сталкивалась с рядом организационных и управленческих проблем. Все взаимодействия с клиентами, ведение базы партнеров, оформление и обработка заявок, формирование коммерческих предложений и сделок осуществлялись вручную средствами Excel. Из-за отсутствия единой информационной системы не было налаженного централизованного хранения данных: вести клиентов приходилось в различных, несвязанных друг с другом файлах, что приводило к потерям и дублированию информации. Ручной ввод партнеров, номенклатуры и коммерческих предложений отнимал значительное время, а история взаимодействий с клиентами зачастую терялась.
Не было возможности обеспечить прозрачный контроль за работой менеджеров: движение сделок фиксировалось хаотично, эффективность отдельных сотрудников оценить было сложно, а экономические показатели часто определялись предположительно, без точной аналитики и расшифровки по каждому шагу сделки. Руководителям требовалось затрачивать немало времени, чтобы получить выгрузки и отчеты по продажам, а функционал Excel не давал комплексной картины и не позволял оперативно анализировать работу всей команды.
У компании отсутствовала возможность синхронизировать текущие продажи с бухгалтерским учетом: интеграция между Excel и используемой на тот момент 1С:Бухгалтерией не была реализована, счета формировались вручную, что вело к риску ошибок, дублированию данных и дополнительным временным издержкам. Еще одной сложностью было отсутствие внутрикомандного обмена задачами. Каждый сотрудник работал в собственном информационном поле, не было централизованной постановки и контроля выполнения задач, что негативно влияли на скорость и качество обработки клиентских заявок.
Совместно с командой Первого Бита было принято решение внедрить продукт 1С:1С:Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM), ориентируясь на задачи по управлению клиентскими отношениями с перспективой масштабирования проекта.
Для реализации поставленных целей была развернута система 1С:УТиВСК с настроенной CRM-подсистемой и индивидуальной воронкой продаж, в которой оптимально учтена специфика работы с тендерными сделками в нескольких валютах. В соответствии с требованиями бизнеса реализованы этапы продаж, которые унифицировали и стандартизировали ход каждой сделки. Теперь тендерные и обычные сделки ведутся в едином цифровом окне.
Значимым результатом стала настройка интеграции 1С:УТиВСК с 1С:Бухгалтерией — это позволило убрать дублирующий ручной ввод счетов, обеспечить унификацию справочников партнеров и предотвратить разрывы или несостыковки между отделами. Система агрегирует все входящие заявки по различным каналам в единое окно менеджера, что ускоряет реакцию компании на обращения клиентов и минимизирует риск потери важных контактов.
Ускорился документооборот: из документа «интерес» теперь можно автоматически сформировать коммерческое предложение и заказ клиента без повторного ручного заполнения информации. Благодаря интеграции с электронной почтой коммерческое предложение формируется в фирменном стиле компании и отправляется прямо из системы — не требуется переход к другим программам, копирование данных или дополнительных операций. Также внедрен модуль 1С:Контрагент, что позволило ускорить процесс заполнения карточек партнеров, формирование досье клиентов и повысило качество проверочных операций по адресам и реквизитам.
Дополнительное преимущество — внедрение системы постановки задач внутри компании: любое поручение теперь можно фиксировать, назначать ответственных и отслеживать этапы выполнения, что системно повысило дисциплину исполнения и уменьшило число итераций, необходимых для достижения цели.
Этап опытно-промышленной эксплуатации был совмещён с обучением сотрудников, что позволило оптимизировать затраты на внедрение — рабочие консультации и практическое освоение нового функционала проходили одновременно с запуском системы.
