Описание
Upjet взаимодействует с большим количеством контрагентов. Это требует регулярной обработки входящих первичных документов и переноса данных в 1С. Имея успешный опыт автоматизации процессов в CRM, компания решила автоматизировать проверку и занесение данных в учётную систему.
До начала проекта сотрудники вручную отслеживали и распределяли входящую документацию, сверяли реквизиты и наименования услуг, находили необходимые УПД в системе электронного документооборота, считывали данные из XML-файлов и переносили их в документы поступления в 1С. Значительную часть времени занимало заполнение многострочных документов и создание новых карточек номенклатуры.
Для автоматизации процесса компания привлекла специалистов «Первого Бита», которые уже имели опыт роботизации бухгалтерских процессов. На платформе PIX RPA был разработан программный робот, который работает с формализованными электронными документами и автоматически запускается по расписанию через оркестратор PIX Master.
Перед разработкой были подробно описаны бизнес-процессы обработки входящей документации. Робот объединил в единый автоматизированный маршрут почтовый ящик, систему электронного документооборота, XML-документы и 1С. Решение находит необходимые документы, извлекает данные и заполняет документы поступления и счета-фактуры в 1С, в том числе создаёт новые карточки номенклатуры при необходимости.
Работы прошли в три этапа:
- Установка и настройка инфраструктуры PIX RPA.
- Разработка и тестирование робота, проведение демонстраций и приёмо-сдаточных испытаний.
- Ввод решения в эксплуатацию и опытно-промышленная эксплуатация с мониторингом и отладкой.
В ходе проекта команды заказчика и «Первого Бита» уточняли детали бизнес-процесса и оценивали промежуточные результаты на регулярных демонстрациях. После успешного проведения приёмо-сдаточных испытаний робот был запущен в опытно-промышленную эксплуатацию. Заказчику передали подробные инструкции для администратора и конечного пользователя.
По словам клиента, решение стабильно работает с формализованными документами и выполняет поставленные задачи. Обработка одного документа сократилась в среднем с 10-15 до 2-6 минут. Особенно заметен эффект при работе с документами, содержащими много строк и новую номенклатуру: на создание одной карточки робот затрачивает около 15 секунд.
Робот обрабатывает документы параллельно с работой бухгалтера. Пока выполняется обработка, сотрудники могут заниматься другими задачами. За август–сентябрь в рамках задачи «Чтение УПД» робот обработал 109 поступлений, включающих 302 строки, и создал 227 новых карточек номенклатуры. На этот объём робот потратил около 10,5 часа, тогда как ручная обработка потребовала бы порядка 25 часов.
Текущая версия решения обрабатывает только формализованные документы. Следующим этапом компания планирует автоматизировать обработку неформализованных документов и сканов с применением технологий искусственного интеллекта в связке с RPA. Также завершается подготовка к опытно-промышленной эксплуатации отдельного робота по бронированию и выписке авиабилетов.
Заместитель финансового директора
