Описание
Пивоваренная Компания «Канцлеръ», имея расширяющуюся розничную сеть, сталкивалась с проблемами в учетной системе. Основная проблема ПК «Канцлеръ» была в производительности базы управленческого учета. В компании более 300 торговых точек и их количество растет ежегодно. Каждая торговая точка заведена в системе как отдельная организация. Значительное время уходило на расчет себестоимости. При большом объеме данных возникали проблемы, связанные с обменом между базами "бэк-офиса" и базами розничных магазинов. Перенастраивать обмен каждый раз было затруднительно. Интеграция с внешними системами, такими как ЭДО, «Меркурий», и «Честный знак», требовала множественных доработок и создавала неудобства в учете.
В 2023 году компанию обратилась с задачей по переходу с устаревшей системы «1С:Комплексная автоматизация 1.1». Был реализован переход на обновленную версию «1С:Комплексная автоматизация 2.5», который позволил оптимизировать учет, улучшить интеграцию с ГИС-системами и повысить производительность работы с данными.
Параллельно реализации проекта управленческого учета, необходимо было оптимизировать текущую структуру электронного документооборота (ЭДО) в компании. Ведение ЭДО осуществлялось с помощью двух сторонних систем, не интегрированных с «1С:Бухгалтерия КОРП». Бухгалтеры ООО НПК «Канцлеръ» были вынуждены вручную отслеживать и обрабатывать документы сразу в трёх различных системах. При том что объем документооборота ежемесячно составлял до 20 000 исходящих комплектов документов – это более 240 000 комплектов в год.
Существенные затраты на обслуживание и поддержку двух внешних систем ЭДО и их интеграцию с «1С:Бухгалтерия КОРП», а также нагрузка на бухгалтерию компании вынудили компанию к пересмотру текущего устройства электронного документооборота.
Необходимо было провести быстрый и бесшовный переход на новую, единую систему ЭДО, без остановки текущей работы и обмена с контрагентами.
- Организация обмена по ЭДО более 240 000 комплектов документов в год
- Переход на «1С-ЭДО» позволил сэкономить компании около 60% расходов на электронных документооборот – около 4 миллионов рублей в год.
- Сам переход на «1С-ЭДО», несмотря на объем документооборота занял менее одно месяца, включая обучение пользователей.
Перед стартом проекта провели экспресс-обследование ткущих бизнес-процессов компании. Этот этап помогает предусмотреть все нюансы будущей автоматизации и не допустить превышения сроков и бюджета проекта в будущем.
Анализ по выполнению требований для использования сервиса «1С-ЭДО» включает в себя:
- наличие и установку крипто провайдера на каждом рабочем месте пользователя, который будет работать с ЭДО
- регистрацию программы «1С Бухгалтерии КОРП» на Портале ИТС и подключение интернет-поддержки
- наличие и создание ЭЦП для сотрудников
- наличие МЧД (машиночитаемой доверенности).
Провели анализ по количеству исходящих документов и какие именно отправляются: счета-фактуры, акты сверки, юридические договоры, счета на оплату и т.д. Этот анализ позволил скомплектоваьб пакеты документов, чтобы подобрать оптимальный и выгодный тариф нужно приобрести для ЭДО.
По всем 32 юридическим лицам компании произвели настройку учетных записей в «1С-ЭДО» с добавлением ЭЦП. Отправили приглашения для обмена по ЭДО 2 500 контрагентам компании, чтобы упростить начало обмена документами. Дополнительно отправили всем контрагентам оповещения на электронные почты о переходе на «1С-ЭДО».
Сотрудникам бухгалтерии и всему персоналу компании, который работает с ЭДО провели обучение по работе с сервисом. А также запустили первую линию техподдержки для ООО НПК «Канцлеръ». Для компании важна оперативность и скорость в решении вопросов по ЭДО. Никакие сбои в обмене недопустимы, т.к. документы уходят в т.ч. и по маркированным товарам.
